Textformatierung bei einem Verlag

 

Buchverlag

Qualitätskontrolle

Word-Formatierung

Word-Templates

Word-Styles

Oursourcing

Layout-Vorgaben

Kosten sparen durch Auslagerung von Formatierung und Qualitätskontrolle

 

Der Kunde:
Der Kunde ist ein Verlag, der zahlreiche Bücher, darunter beispielsweise auch juristische Fachbücher, veröffentlicht.

Die Problemstellung:
Buchautoren nutzen in der Regel Word-Dateien als Basis für ihre Bücher. Lektoren korrigieren diese Dateien. Dabei liegt der Schwerpunkt zunächst auf den Inhalten. Aber: Darüber hinaus brauchen Bücher auch eine bestimmte Struktur, damit z.B. die Gliederung und die Nummerierung der Inhalte stimmen. Der Verlag hat dafür Word-Templates und Styles festgelegt, die unbedingt exakt umgesetzt werden müssen. Neben allgemeinen Festlegungen gibt es für jedes einzelne Buch zusätzliche Spezifika. Neben der Einhaltung der Templates und Styles ist es wichtig, dass keinerlei Änderungen am Inhalt vorgenommen werden.
Dies ist – aufgrund der Länge von Büchern und den Anforderungen an die Genauigkeit – ein aufwändiges Verfahren, das mit hohen Kosten verbunden ist, wenn es intern umgesetzt wird. Hinzu kommt die Problematik der internen Personalplanung: Sind mehrere Bücher parallel in der Produktion, dauert der Prozess länger, weil die Mitarbeiter beschäftigt sind. Gibt es planungstechnischen Leerlauf, z.B. weil ein Autor einen Abgabetermin verschoben hat, dann haben automatisch auch die entsprechenden Mitarbeiter Leerlauf. Insgesamt kann damit keine kosteneffiziente Lösung intern hergestellt werden.

Die Lösung:
Der Verlag lagert die Qualitätskontrolle der Word-Dokumente an tool-e-byte aus. Die Mitarbeiter für das Projekt sitzen in Indien. Sie arbeiten die einzelnen Qualitätskriterien Schritt für Schritt ab. Als Basis dienen die allgemeinen Spezifikationen des Verlages sowie die ergänzenden Anweisungen für jedes einzelne Buch. Als Referenz im Zweifelsfall dient eine PDF-Datei, die der Verlag zu jedem Buch mitliefert.

Die Mitarbeiter gehen dabei nach genau festgelegten Schritten vor:

  • Zunächst überprüfen die Mitarbeiter Veränderungen in der Formatierung der Styles zwischen dem PDF und dem Word-Dokument.
  • Im zweiten Schritt setzen sie dann die Anweisungen um, die nur für das jeweilige Buch gelten.
  • Im dritten Schritt suchen Sie die richtigen Templates für die Styles, die vom Verlag geliefert wurden.
  • Dann erfolgt die Formatierung der Word-Dokumente.
  • Das fertige, formatierte Word-Dokument wird dann dem Kunden geschickt.

Jeder einzelne Schritt muss sorgfältig und manuell umgesetzt werden. Automatisierungen sind aufgrund der hohen Qualitätsanforderungen nicht möglich bzw. hätten eine erneute Qualitätskontrolle zur Folge.
 
Die Vorteile für den Kunden:
Der Kunde hat einen deutlichen Kostenvorteil gegenüber möglichen Inhouse-Lösungen und profitiert gleichzeitig von einer höheren Flexibilität.
Durch die Auslagerung der Dienstleistung nach Indien kann er deutlich günstigere Stundensätze nutzen als dies in Europa der Fall wäre. Da es sich hier um reine Formatierungen handelt, für die keine Sprachkenntnisse nötig sind, kann tool-e-byte für den Kunden den derzeit günstigsten Standort aussuchen.
Trotz der Auslagerung kann der Kunde mit tool-e-byte auf die komplette Abwicklung in deutscher Sprache vertrauen. Die Projektkontrolle erfolgt durch deutschsprachige Mitarbeiter in Bosnien und Deutschland. Die Projektsprache ist Deutsch.
Das Outsourcing bietet dem Kunden gleichzeitig die Möglichkeit, den Ressourceneinsatz flexibel zu gestalten. Er ist nicht durch die internen Mitarbeiter limitiert, sondern kann die Planung anhand des Bedarfs im jeweiligen Projekt durchführen. Laufen mehrere Projekte parallel, können entsprechend mehr Mitarbeiter in Indien dafür abgestellt werden. Herrscht Leerlauf, entstehen keine Kosten.
In Zeiten von steigendem Kostendruck und immer schneller werdenden Produktionsprozessen hat der Kunde mit tool-e-byte eine Lösung zur Hand, die ihn dabei unterstützt, wettbewerbsfähig zu bleiben.

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