Rechnungsverarbeitung

 

Rechnungseingangs-
verarbeitung

Basware

Outsourcing

Effizienz

Service-Level-Agreement

Rechnungsverarbeitung

 

Der Kunde:
Der Kunde ist ein international tätiges Unternehmen aus dem Bereich der Automobilwirtschaft. Pro Monat erreichen rund 12.000 Rechnungen die Firmenzentrale und die Niederlassungen in verschiedenen Städten und Ländern Europas – und das per Post ebenso wie per E-Mail.

Die Problemstellung:
Die Verarbeitung der Rechnungen- vom Rechnungseingang bis zur Freigabe der Zahlung – ist ein aufwändiger Prozess. Die Rechnungen müssen auf ihre sachliche Richtigkeit geprüft und möglicherweise auch korrigiert werden bevor sie bezahlt werden können. Hinzu kommt Zeitdruck, denn das Unternehmen möchte falls möglich Skontoabzüge nutzen. Angesichts der großen Zahl von Rechnungen bedeutet das einen erheblichen personellen Aufwand.

Die Lösung:
Das Unternehmen hat den kompletten Prozess an tool-e-byte nach Bosnien ausgelagert. Alle eingehenden Rechnungen werden in der Scanzentrale eines Dienstleisters erfasst bzw. die per Mail eingehenden Rechnungen in einem entsprechenden Postfach gesammelt und in TIS erfasst. Anschließend werden die Rechnungen in Basware exportiert. Die Mitarbeiter bei tool-e-byte prüfen die Rechnungen auf ihre sachliche Richtigkeit. Stimmen die Daten mit den Informationen im Warenwirtschaftssystem vorhandenen Preislisten, Lieferscheinen oder ähnlichen Informationen überein, wird die Rechnung sofort für die Buchhaltung des Kunden freigegeben und transferiert. Im Falle von Abweichungen schicken die Mitarbeiter die Rechnung zur Überprüfung an den Kunden zurück. Sollte eine Korrektur notwendig sein – beispielsweise eine neu ausgestellte Rechnung oder eine Gutschrift - dann übernehmen die Mitarbeiter die Kommunikation mit dem Lieferanten per E-Mail oder, und sprechen, falls nötig, auch direkt mitihm. Alle Mitarbeiter in Bosnien verfügen über eine Ausbildung an einer Wirtschaftsfachschule oder darüber, so dass Grundkenntnisse in Rechnungswesen vorhanden sind. Außerdem sprechen sie alle Deutsch und können so die Kommunikation mit dem Kunden und Lieferanten auch am Telefon wahrnehmen. Auch Englisch ist abgedeckt. Sind die Unstimmigkeiten geklärt, wird die Rechnung zum Transfer an die Buchhaltung des Kunden freigegeben und automatisch dorthin transferiert.

Die Vorteile:
Der Kunde kann durch das Outsourcing nach Bosnien seine Rechnungsverarbeitung kosten- und zeiteffizient gestalten ohne die Kontrolle über den Prozess zu verlieren. Alle Kommunikation zwischen dem Kunden und tool-e-byte rund um eine Rechnung wird direkt in Basware abgebildet. Die Kommunikation mit Lieferanten läuft per E-Mail oder Telefon; die Mitarbeiter von tool-e-byte hinterlegen in diesem Fall eine Information in Basware. Damit ist jeder Schritt für den Kunden transparent nachzuverfolgen. Das gilt für Arbeiten an den Rechnungen ebenso wie für die Kommunikation bei Rückfragen etc. Zusätzliche Wege über E-Mail entfallen. Ein Service-Level-Agreement sichert ihm festgelegte Bearbeitungszeiten zu. Damit senkt er indirekt seine Kosten, weil er sich darauf verlassen kann, dass Zeiträume für den Abzug von Skontobeträgen eingehalten werden. Er senkt auch direkt die Kosten. Die Personalkosten in Bosnien sind deutlich niedriger als in Deutschland. Zusätzlich braucht er keine Urlaubs- oder Krankheitszeiten seiner Mitarbeiter einzukalkulieren, weil das Service-Level-Agreement den Service zu jeder Zeit garantiert. Insgesamt verfügt der Kunde damit über eine verlässliche, wirtschaftliche und skalierbare Lösung, die er an seinen individuellen Bedarf anpassen kann ohne eigene Personalressourcen dafür einplanen zu müssen.