Aktualisierung eines Online-Archivs

Online-Archiv

Outsourcing

DOI-Registrierung

Kostenersparnis

Effiziente Pflege eines Online-Archivs dank tool-e-byte

 

Der Kunde:
Der Kunde ist ein Verlag, in dem eine Fachzeitschrift für Ärzte erscheint. Auch in diesem Bereich wird es zunehmend wichtig, die Artikel neben der Printausgabe online zur Verfügung zu stellen, das Online-Archiv aktuell zu halten und dafür zu sorgen, dass die eingestellten Artikel recherchierbar sind. Das gilt im Falle dieses Kunden nicht nur für deutschsprachige Artikel. Denn die wichtigsten Artikel innerhalb der Zeitschrift erscheinen parallel in deutscher und englischer Sprache – und sollen natürlich auch in beiden Sprachen auffindbar sein.

Die Problemstellung:
Das Online-Archiv selbst wurde durch den Kunden erstellt. Jetzt musste dieses Archiv gefüllt werden. Dabei ging es um die bisher erschienenen Ausgaben ebenso wie um die laufende Pflege, wenn neue Ausgaben erscheinen. Hinzu kommt, dass die Artikel eine sogenannte DOI-Nummer (vergleichbar der ISBN-Nummer bei Büchern) enthalten. DOI steht für „Digital Object Identifier“ und wird auch als der „Barcode des geistigen Eigentums“ bezeichnet. Diese DOI-Nummer muss in einer speziellen externen Datenbank registriert werden, wobei zusätzliche Informationen wie beispielsweise der Name des Autors, mit in die Datenbank eingepflegt werden müssen.

Der Verlag stand vor der Herausforderung, dieses Projekt so schnell wie möglich umzusetzen. Bei einer internen Realisierung hätte das einen hohen Personalaufwand und damit einen erheblichen Kostenfaktor bedeutet. Die Alternative hätte bedeutet, dem Projekt eine extrem lange Laufzeit zuzugestehen.

Die Lösung:
Der Verlag lagerte das Projekt an tool-e-byte aus. Die PDFs der einzelnen Artikel folgen alle einem ganz bestimmten Layout, in dem die wichtigsten Daten zum Artikel immer an der gleichen Stelle stehen. Das gleiche gilt für die DOI-Datenbank. Das bedeutet, dass für die Erstellung des Online-Archivs ebenso wie für die Registrierung in der externen Datenbank keine spezifischen Sprachkenntnisse vorhanden sein müssen. Deshalb realisiert tool-e-byte das Projekt vom Standort in Indien aus, um eine möglichst hohe Kosteneffizienz herzustellen.

Als Ausgangsbasis erhält tool-e-byte die PDF-Dateien der einzelnen, vollständigen Ausgaben. Die Mitarbeiter von tool-e-byte haben direkten Zugriff auf das Content Management System des Kunden. Dort liegen die einzelnen Artikel bereits vor, sind aber sind nach Sprachen getrennt. Die Mitarbeiter bei tool-e-byte trennen die Sprachen voneinander und ergänzen die dazu gehörenden Metadaten ein. Erscheint eine neue Ausgabe, wird diese ebenfalls eingestellt.

Parallel dazu werden die DOI-Nummern der Artikel in der Datenbank eingegeben. Hier werden neben der Nummer auch die Metadaten im Zuge der Registrierung eingegeben. Ist die Registrierung komplett erledigt, erhält der Kunde automatisch eine Mail aus dem System der Datenbank.

Ein wichtiger Punkt, vor allem, weil es sich hier um Fachartikel handelt, ist die Qualitätssicherung. Nach dem Einpflegen der Artikel prüft ein Mitarbeiter von tool-e-byte die Qualität der Eingaben. Dazu werden einzelne Artikel stichprobenhaft gesucht und die dazu gehörenden Daten mit dem PDF verglichen.

Die Vorteile:
Für den Verlag bedeutet das Outsourcing eine erhebliche Kostenersparnis, vor allem durch die Auslagerung nach Indien. Gleichzeitig kann er frei entscheiden, wie groß der Zeitraum ist, der für das Gesamtprojekt zur Verfügung steht – anders als bei der Einteilung eigener Mitarbeiter. Auch die notwendige Koordination der eigenen Mitarbeiter sowie alle dazugehörenden Personalangelegenheiten spart der Verlag. Durch das gewählte Verfahren wickelt er außerdem zwei verschiedene Arbeitsgänge gleichzeitig ab: Zum einen die Erstellung und Pflege des Online-Archivs, zum zweiten die DOI-Registrierung der einzelnen Artikel. Für den Verlag bedeutet das insgesamt: Qualitativ hochwertige Daten ohne eigenen Personalaufwand zu wirtschaftlichen Kosten.

Das gibt dem Verlag die Möglichkeit, seinen Kunden noch mehr Fachinformationen zur Verfügung zu stellen und im Rahmen von Recherchen, die nicht von Kundenseite kommen, zusätzlich einzelne Artikel oder Ausgaben Online zu vermarkten – und das in Deutsch und Englisch gleichermaßen.

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